怎样在面试时问对问题

  2004/3/9  6444点  永安之窗
  年关过后,又是另一波就业高潮。在不景气中,求职的人增多,职位空缺却减少,如何从众多求职者中,找出最适合的人才?在面试时,问对问题便成为重要关键。 

  面试时,面试者与求职者间的问答对话,是主要重头戏。美国加州大学圣地亚哥分校的人力资源网站指出,在面试时,收集的资料主要包括: 

  ■ 确认应征者在履历表上所写的信息。 

  ■ 了解应征者的工作能力。 

  ■ 评估应征者与企业或部门的文化是否契合,例如,工作步调、工作风格。 

  ■ 知道应征者更换工作的动机。 

  问题的种类 

  要完整收集必要信息,面试者可以透过不同类型的问题,技巧性地引导观察求职者。企管顾问史密斯(Gregory Smith)在CEO Refresher 杂志上指出,面试时可以运用的问题种类,包括以下六种: 

  1.是非题式的问题。这种问题只需要求职者回答是或不是,以确认面试者手上已有的资料。面试者应该只在必要时才使用这种问题,因为这种问题只是重复已有信息,不会增加公司对求职者的了解。例如,“在你搬到北京之前,你是不是已经在那家公司工作十年了?” 

  2.行为式的问题。这种问题的目的,是让求职者以过去的行为实例回答问题,面试者可以从中评估求职者的行为、经验及动机等。例如,“你有没有老板不在时,必须自己做重要决定的经验?你那时候是怎么处理的?”“上一次你必须在时间紧迫的情形下完成工作是什么时候?你当时怎么做的?”“你可不可以告诉我一个你不得不越权行事的经验?”“你曾经主动争取更多的工作职责吗?”“你参与过规模最大的项目是什么?” 

  3.开放式的问题。这种问题的目的,是让求职者比较深入地谈论自己。例如,“为什么你想离开现有的工作?”“为什么你想加入我们公司?”“我们公司录用你的最大好处是什么?”“在你原来的工作中,你最重要的职责是什么?” 

  4.假设式的问题。这种问题没有对错,只是让求职者表达自己的看法和意见。例如,“有一种工作是忙的时候很忙,闲的时候很闲;另一种工作是工作量很稳定,你会选择哪一种工作,为什么?”“如果你必须从两种极端中取舍,你希望上司采取放任式的管理,只有当你有问题时才给予协助;还是你希望上司定时询问你的工作情形,帮助你集中注意力在工作目标上?” 

  5.角色扮演式的问题。面试者给予求职者一个假设性的情况,请求职者回答,并且从中评估他的判断力及知识。例如,“你是一家五金行的老板,有一天有一名店员告诉你,他觉得另外一名店员会偷店里的五金用品,你会怎么处理?为什么?” 

  使用这类的问题时,面试者可以事先将假设的情境写下来,以完整陈述,陈述完后给予求职者一些思考的时间,也让他有机会回问,以厘清问题,确认他了解整个情形。 

  6.追问式的问题。从求职者的谈话中,衍生出问题来询问他,以更了解求职者。例如,当求职者表示,他之前的工作是秘书,必须负责接听电话、打字、帮主管安排行程等,面试者可以紧接着询问:「你觉得当一个秘书,最重要的职责是什么?」「你以前的工作需不需要加班?」 

  闭上嘴巴,打开耳朵 

  不论你问了什么问题,最重要的是,必须仔细聆听求职者的答复,从中找出蛛丝马迹。「艾薇海」(Ivy Sea)顾问公司在网站中指出,面试者如果用心聆听,可以从一个看似平凡无奇的问题,获得求职者的珍贵资料。例如: 

  ■“作到现在,你最喜欢的工作或项目是什么?为什么?”仔细聆听求职者喜欢的工作特质,是否和职位空缺的主要工作内容相符。 

  ■“描述一下你做过的一件复杂的工作,你当时怎么整合执行这项工作?”仔细聆听求职者是否能有条有理地描述一个程序的细节。 

  ■“你可不可以告诉我,工作中有哪一次你必须自动自发完成事情,结果如何?你做了哪些事情?”仔细聆听求职者如何界定“自动自发”,他是自己主动提出想法并且执行完成,还是在主管的要求下依照指示行事,只是自己必须决定一些小细节。 

  ■“从我们的谈话中,你对我们公司以及这个工作有什么想法?”仔细聆听求职者是否正确解读信息,还是他把公司或工作美化了,有不切实际的期盼。 

  面试者应该记得,公司在筛选求职者,求职者也在挑选雇主。好的面试应该是五○%在评估求职者,五○%在向求职者推销公司,因此,如何问求职者问题固然重要,如何引导求职者问问题也很重要。《劳动力》(Workforce)杂志指出,面试应该是一场双向的对话,而不只是一问一答式的质询。 

  例如,在面试结束前,询问求职者:“还有没有我们没有谈到,可是会影响你决定是否加入我们公司的问题?”鼓励求职者针对尚未弄清或觉得不适合的地方,尽量提出问题。在求职者提问后,面试者一定要回答他的问题及考量,所以公司事前必须确认参与面试者可以回答求职者可能提出的问题,包括工作的未来发展、学习成长的机会等。 

  不一样的面试鉴定团 

  除了问对问题之外,由什么人来问问题也非常重要。“人力资源杂志”(HR Magazine)日前报导,一种面试新趋势“同事面试”(peer interviewing),目前已被IBM、摩托罗拉及亚马逊网站等许多公司成功采用。同事面试的优点是,让公司从更多不同的角度评估求职者,以招募到更适合整个工作团队的人选,而且求职者也可以从多元的面试者那里,更深入了解公司及职位空缺,自行判断自己是否适合这份工作。 

  美国Holt, Rinehart and. Winston 教科书出版公司,所有职位空缺都采用同事面试法。该公司表示,过去公司的员工离职率高,采行同事面试后,离职率骤减70%,因为公司比较能判断求职者是否适合公司。员工对新进者的接受度较高,而求职者本身不仅从主管那里听到公司对职位空缺的要求,也从同事那里了解工作的真正情形,接受雇用时比较确定这是自己想要的工作。 

  企管顾问艾斯利(Jeremy Eskenazi)专门协助企业实施同事面试。他表示,同事面试虽然有优点,但是比起传统面试,更需要事前的准备和协调。艾斯利建议,面试团成员最好不要超过四个人,可以来自不同的部门、职衔或层级。 

  公司必须事先向所有参与面试的成员沟通细节。例如,他们需要拨出多少时间来参与面试、他们要询问观察的重点为何、哪些问题过于私人,应该避免询问、哪些公司的信息是商业机密,不能告知求职者,以及最后雇用哪一位求职者,决定权在谁等。 

  在面试内容上,每位成员都应该专责某些领域。例如,一个人负责评估求职者的技能,另一个人则注意求职者对公司的了解有多少。分工除了让面试更周全,不会遗漏任何重要问题外,也避免求职者被重复询问相同的问题。进行同事面试时,公司可以采行一系列一对一的面试,或者所有人一起进行团体面试。 

  在决定程序上,面试结束后,应该趁着大家的记忆犹新,尽快让成员交换意见。艾斯利建议,公司可以给予成员四种选择:强烈建议雇用、建议雇用、建议不雇用,以及强烈建议不雇用,并且让成员向整个团队说明原因。将意见分为四大类,比较容易整合意见。 

  然而,成员虽然有给予意见的权力,但是雇用某名求职者的最后决定权,还是应该在主管身上。不过主管应该慎重考量成员的意见,否则他们会觉得做了白工,再参与的意愿便会减低。主管也应将最后决定的主要原因告知成员,避免引起意见不同者的反弹。 

  人才是公司的资产。在面试的过程中,若能投入更多心思,对公司发展往往有重大的影响。好好运用面试,为公司“问”进好人才!

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